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Fragen zur Nutzung der ePA schnell beantwortet

Mit unserer ePA-App. Diese können Sie sich sowohl im Google Play Store (Android) als auch im App Store (iOS) herunterladen. Bitte achten Sie darauf, dass Sie die App nur in diesen zertifizierten Stores herunterladen. Um die ePA nutzen zu können, müssen Sie vorher ein Benutzerkonto anlegen. Die App führt Sie durch die Einrichtung Ihres sicheren ePA-Zugangs. Mehr Informationen finden Sie hier.

Es gibt keine Altersgrenze für die ePA. Auch Kinder haben Anspruch auf eine ePA. Ab dem 15. Lebensjahr dürfen Jugendliche Ihre ePA selbst verwalten. Davor übernimmt dies stellvertretend eine sorgeberechtigte Person, in der Regel ein Elternteil. 

Jeder Zugriff auf Ihre ePA wird protokolliert. Dies betrifft sowohl die Aktivitäten der Leistungserbringenden als auch die der von Ihnen bestimmten Vertretungen.

Ja. Sämtliche Aktivitäten in Ihrer ePA werden protokolliert und drei Jahre gespeichert. Wenn Sie nicht unsere ePA-App nutzen, können Sie sich für einen Protokollausdruck an unsere Ombudsstelle wenden.

Medizinische Anwendungsfälle sind fest definierte Prozesse, die Ihre medizinische Versorgung unterstützen und automatisiert in der ePA ablaufen. Zum Beispiel können Daten aus anderen Anwendungen, wie zum Beispiel dem E-Rezept in Ihre ePA übernommen werden. Somit kann Ihre Hausärztin oder Ihr Hausarzt wichtige Informationen einsehen, die im Rahmen Ihrer Versorgung bereits vorgenommen worden sind.

Zu den medizinischen Anwendungsfällen gehört zum Beispiel auch die Medikationsliste. Darüber hinaus ist ab Juli auch der digitale Medikationsprozess geplant.

Hinweis: Sie sind nicht verpflichtet, die medizinischen Anwendungsfälle zu nutzen. Sie können der Nutzung auch widersprechen. Mehr Informationen zu diesen Einstellungen, erfahren Sie hier.

Die Medikationsliste enthält alle per E-Rezept verordneten Arzneimittel. Dadurch hat das medizinische Fachpersonal einen schnellen Überblick über Ihre bisherige Medikation. Somit kann die bestmögliche Entscheidung für Ihre Behandlung getroffen werden.

Ab Juli 2025 wird Ihnen dann voraussichtlich der digitale Medikationsprozess zur Verfügung stehen. Dabei handelt es sich um eine Erweiterung Ihrer Medikationsliste. Weitere Daten wie zum Beispiel Ihr Körpergewicht oder Ähnliches können eingetragen und zur Unterstützung Ihrer Behandlung genutzt werden.

Die Erstellung eines Medikationsplanes, den Sie bisher in Papierform kennen, kann so direkt aus der ePA erfolgen. Wechsel- und Nebenwirkungen können so bestmöglich vermieden werden.

In Zukunft sind auch weitere Anwendungsfälle geplant. Dazu gehören zum Beispiel auch Daten, die aus den DIGA, den Digitalen Gesundheitsanwendungen, übernommen werden. Zu weiteren medizinischen Anwendungsfällen werden wir Sie rechtzeitig informieren.

Wenn Sie die ePA-App nicht nutzen können oder wollen, haben Sie trotzdem die Möglichkeit, die elektronische Patientenakte zu verwenden. Hierzu können Sie eine Vertreterin oder einen Vertreter berechtigen, der für Sie Ihre ePA verwaltet. Eine weitere Unterstützungsmöglichkeit bietet Ihnen bei Bedarf unsere ePA-Ombudsstelle.

Wenn Sie NICHT die ePA-App nutzen möchten oder können, unterstützt Sie die Ombudsstelle Ihrer Krankenkasse bei Bedarf bei folgenden Aufgaben:

  • Widersprüche gegen den Zugriff einzelner Leistungserbringereinrichtungen in Ihrer ePA einzustellen oder widerrufen zu lassen.
  • Widerspruch gegen einzelne, medizinische Anwendungsfälle einzustellen oder widerrufen zu lassen. Medizinische Anwendungsfälle sind einzelne Funktionen, die Ihnen in der ePA bereitgestellt werden, wie z. B. die Medikationsliste.
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zu Forschungszwecken der elektronischen Patientenakte.
  • Auf Ihren Wunsch kann Ihnen die Ombudsstelle die Protokolldaten Ihrer ePA bereitstellen. In den Protokolldaten können Sie erkennen, wer zu welchem Zeitpunkt auf Ihre ePA zugegriffen oder Dokumente eingestellt hat.

Bei allen anderen Anfragen zur ePA nutzen Sie bitte unser Kontaktformular oder unsere Servicehotline 0800 554 864 0554.

Kontakt

Möchten Sie Kontakt zu unserer Ombudsstelle aufnehmen? Wir sind gerne für Sie da.

  • Mail: epa-ombudsstelle@kkh.de
  • Telefon: 0800 5548640556
  • Postanschrift: ePA-Ombudsstelle der KKH, 30125 Hannover

Ja, eine gesetzlich vertretungsberechtigte Person kann die ePA in Ihrem Namen anlegen und führen. Sie muss uns dafür die rechtliche Vertretungsvollmacht nachweisen und über Ihre elektronische Gesundheitskarte (eGK) verfügen. Sie hat dann fast die gleichen Rechte wie Sie.

Das Gesetz sieht vor, dass Sie eine Vertreterin beziehungsweise einen Vertreter für Ihre ePA berechtigen können. Zum Beispiel sind Erziehungsberechtigte besonders häufig als Vertreterin oder Vertreter ihrer Kinder unter 15 Jahren in der ePA eingetragen.

Die vertretungsberechtigte Person muss nicht bei uns versichert sein. Die Vertretung muss aber die ePA-App ihrer eigenen Krankenkasse nutzen. Ihre Vertretung hat dann fast die gleichen Rechte wie Sie.

Ihre Vertretung kann z. B. auf Dokumente zugreifen oder Zugriffe von Leistungserbringenden regeln. Ihre Akte löschen oder weitere Vertretungen einrichten, kann die vertretungsberechtigte Person allerdings nicht. Informationen zum Ablauf der Einrichtung einer Vertretung finden Sie hier.

Wenn Sie die ePA nicht selbstständig über die ePA-App nutzen, müssen Sie Folgendes beachten:

Sie haben keine Möglichkeit, auf Ihre gespeicherten Daten in der ePA zuzugreifen. Wir als Krankenkasse können nicht für Sie Ihre ePA einsehen. Dazu haben die Krankenkassen weder die gesetzliche Befugnis noch die technische Möglichkeit.

Wenn Sie die ePA-App nicht nutzen, können Sie selbst keine Dokumente in die ePA hochladen. Leistungserbringende, also zum Beispiel Ihre hausärztliche Praxis, können Sie durch das Stecken Ihrer Gesundheitskarte in der Praxis vor Ort berechtigen, Dokumente aus Ihrer Behandlung in Ihre ePA einzustellen.

Bereits gespeicherte Dokumente können Sie nicht für Leistungserbringende sichtbar machen oder diese verbergen. Sie können aber Leistungserbringende darum bitten, Dokumente verborgen einzustellen. Dann können andere Leistungserbringende diese Dokumente nicht einsehen. Wenn Sie das Dokument wieder sichtbar machen wollen, benötigen Sie die ePA-App oder eine eingerichtete Vertretung, die für Sie diese Einstellung vornimmt.

Zugriffsberechtigungen können Sie mit Ihrer eGK direkt beim Leistungserbringenden entziehen oder erlauben. Ist es Ihr Wunsch, die Zugriffsberechtigung zu entziehen, müssen Sie sich an die Ombudsstelle wenden. Auch Ihre Vertretung, sofern Sie eine eingerichtet haben, kann diese Einstellung für Sie vornehmen.

Seit dem 15.01.2025 sind Vertragsärzte und -ärztinnen sowie Krankenhäuser gesetzlich dazu verpflichtet, bestimmte Daten in Ihre ePA einzustellen. Natürlich können Sie diesem Vorgang auch widersprechen. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Dazu gehören z. B.:

  • Daten zur Unterstützung von medizinischen Anwendungsfällen
  • Laborbefunde 
  • Bildbefunde 
  • Befunde aus invasiven und nichtinvasiven chirurgischen oder konservativen Maßnahmen 
  • Elektronische Arztbriefe beziehungsweise elektronische Entlassbriefe von Krankenhäusern 

Weitere an Ihrer Behandlung Beteiligte wie Apotheken, Physiotherapiepraxen oder Pflegeeinrichtungen können ebenfalls Daten in Ihrer ePA speichern, sind aber nicht dazu verpflichtet.

Wir als Krankenkasse stellen Ihnen in Ihrer ePA eine Leistungsauskunft zur Verfügung. Mehr Informationen erhalten Sie im Abschnitt Leistungsauskunft. Bitte beachten Sie, dass wir keine Einsicht in Ihre ePA haben und auch keine weiteren Dokumente in Ihre ePA einstellen können.

Sie selbst können ebenfalls Informationen in Ihre ePA hochladen. Welche Möglichkeiten Sie dazu haben, erfahren Sie unter unseren FAQ im Abschnitt Dokumentenverwaltung. In Ihrer ePA werden darüber hinaus im Laufe der Zeit weitere Funktionen möglich sein. Dazu gehören beispielsweise DIGA (digitale Gesundheitsanwendungen), aus denen Informationen künftig in die ePA fließen können als auch ein elektronischer Impfpass, das Zahnbonusheft oder auch der Mutterpass.

Leistungserbringende haben grundsätzlich Lese- und Schreibrechte in Ihrer ePA, sobald Sie Ihre eGK in das Lesegerät gesteckt haben. Sie haben aber immer die Möglichkeit, Einschränkungen in der ePA-App vorzunehmen, wenn es um die Nutzung geht.

Standardmäßig hat Ihr Hausarzt oder Ihre Hausärztin ab dem Start einer Behandlung 90 Tage Zugriff auf ihre ePA. Apotheken, Betriebsärztinnen und -ärzte sowie der öffentliche Gesundheitsdienst haben lediglich drei Tage Zugriff.

Die Zugriffsdauer können Sie in Ihrer App selbstständig verkürzen oder auch verlängern. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Leistungserbringende zu blockieren oder diese Blockierung wieder aufzuheben.

Darüber hinaus können Sie auch einzelne Dokumente oder Dokumentenkategorien in Ihrer ePA verbergen. Dann ist das Dokument für keinen Leistungserbringenden in der ePA mehr sichtbar.

Bezüglich eines Widerspruchs haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Sie können

  • gegen eine bereits bestehende Akte,
  • gegen den Medikationsprozess,
  • gegen die Übermittlung von E-Rezept-Daten sowie
  • gegen die Leistungsauskunft gegenüber uns als Krankenkasse widersprechen.

Sowohl das ärztliche als auch das medizinische Fachpersonal einer Praxis ist dazu berechtigt. Gleiches gilt auch für Krankenhäuser und Apotheken. Allerdings gilt dies nur, wenn Sie in Ihrer App die entsprechenden Berechtigungen vergeben haben. Sie entscheiden, wer Dokumente lesen und/oder aktualisieren darf. Mehr dazu finden Sie hier.

Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie Dokumente ganz einfach mithilfe ihrer ePA-App selbst hochladen können – unkompliziert und zu jeder Zeit!

Sie möchten Dokumente einstellen und nutzen die ePA-App nicht? Melden Sie sich bei uns. Wir helfen Ihnen gern weiter. Haben Sie Fragen zu unserem Scanservice, dann rufen Sie uns an unter 0800 5548640554 oder vereinbaren Sie einen Termin in einer unserer Servicestellen.

In der ePA können folgende Dateitypen gespeichert werden: PDF, XML, PNG, TIFF, JPG/JPEG und TXT-Dateien bis 25 MB.

Neben Ihnen selbst können Akteure aus dem Gesundheitswesen, z. B. das medizinische Personal aus Krankenhäusern oder Praxen Dokumente in Ihre ePA hochladen. Deshalb wenden Sie sich bitte an die zuständige ärztliche Praxis oder die jeweiligen Leistungserbringenden (z. B. Apotheke, Krankenhaus).

Dokumente, die Sie selbst in Ihre ePA hochgeladen haben, können auch nur Sie selbst ändern. Wenn Sie damit einverstanden sind, können diese jedoch in einer ärztlichen Praxis oder durch Leistungserbringende (z. B. Krankenhäuser, Apotheken) gelöscht werden.

Dokumente, die Sie selbst hochladen, werden automatisch als Eigendokumente klassifiziert. So können Sie diese von anderen Dokumenten unterscheiden.

Sie selbst, aber auch ärztliche Praxen sowie Leistungserbringende (zum Beispiel Apotheken oder Krankenhäuser) können ein Dokument aus Ihrer ePA herunterladen – aber nur, wenn Sie dafür eine Berechtigung vergeben haben. Haben Sie diese Berechtigung erteilt, wird das entsprechende Dokument im System der ärztlichen Praxis oder Leistungserbringenden lokal gespeichert. Bitte beachten Sie, dass diese lokale Kopie bestehen bleibt, auch wenn Sie das Dokument in Ihrer ePA löschen.

Ja, Sie können der ePA widersprechen. Auch wenn Sie bereits eine ePA besitzen, können Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Dies können Sie direkt in der ePA-App tun.

Sie können Ihre Einwilligungen direkt in der App in Ihrem Profil widerrufen. Bitte beachten Sie, dass dabei Ihre ePA und alle darin enthaltenen Daten und Berechtigungen gelöscht werden. Sie können danach nicht mehr auf Ihre ePA zugreifen.

Einen Widerruf Ihres bereits getätigten Widerspruchs können Sie uns jederzeit schriftlich mitteilen. Diesen senden Sie bitte an unser zentrales Postfach:

KKH Kaufmännische Krankenkasse
30125 Hannover

Ja, sie haben verschiedene Optionen. Wenn Sie die ePA überhaupt nicht nutzen wollen, können Sie gegen die ePA allgemein widersprechen. Sie können aber auch gegen die sogenannten Anwendungsfälle und Funktionen in der ePA widersprechen. Dazu gehören:

Für die Zukunft sind noch weitere Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten der ePA geplant. Wir werden Sie dazu rechtzeitig informieren.

In Ihrer Leistungsauskunft sind alle Leistungen aufgeführt, die von Ihnen in Anspruch genommen und von uns abgerechnet wurden. Zu diesen Leistungen gehören z. B. Hilfsmittel, Heilmittel, zahnmedizinische und ärztliche Leistungen.

Diese Daten umfassen gegebenenfalls Diagnosen oder eingelöste Rezepte. Die Kosten der Leistungen werden jedoch nicht in der Leistungsauskunft angezeigt. Sollten Sie diese benötigen, beantragen Sie bitte eine Versichertenauskunft. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Die Leistungsauskunft wird Ihnen mit der Einführung der ePA für alle in Ihrer ePA automatisch zur Verfügung gestellt, es sei denn Sie widersprechen, z. B. direkt in Ihrer ePA-App.

Hinweis: Wir bitten um Ihr Verständnis, dass die Bereitstellung der Leistungsauskunft mit der Umstellung auf die ePA für alle ein wenig Zeit in Anspruch nehmen. Die erste automatische Bereitstellung der Leistungsauskunft wird für Sie bis spätestens 01.05.25 erfolgen.

  • Wir erhalten die Abrechnungsdaten für medizinische Leistungen meist erst einige Monate, nachdem die Leistung erbracht wurde. Es kann also vorkommen, dass Behandlungen, die erst vor kurzer Zeit bei Ihnen stattfanden, noch nicht in Ihrer Leistungsauskunft aufgeführt sind. 
  • Eventuell gehören die Leistungen, die Sie in der vorliegenden Liste vermissen, zu einer Leistungsart, für die Sie keine Auskunft beantragt haben. 
  • Grundsätzlich dürfen wir Ihre Daten nicht unbegrenzt aufbewahren. Ist die Verjährungsfrist (meist sechs bis zehn Jahre) abgelaufen, so müssen wir die Daten unwiederbringlich löschen. Auch in diesem Fall tauchen sie in der Leistungsauskunft nicht mehr auf. 
  • Benötigen Sie eine Auskunft über Leistungen, die vor 2022 erfolgt sind? Bitte beantragen Sie eine Versichertenauskunft.

Wir können Ihnen nur die Daten zusammenstellen, die wir im Rahmen der Abrechnung erhalten. Spezielle Unterlagen wie Ultraschall-, Röntgen- oder MRT-Bilder liegen nicht bei uns vor. Auch Operationsberichte sowie weitere Befunde werden uns nicht übermittelt. Daher können wir sie Ihnen nicht zur Verfügung stellen.

Wenn Sie feststellen, dass Ihre Leistungsauskunft eine falsche Diagnose enthält, so können Sie diese korrigieren lassen. Bitte lassen Sie sich von der entsprechenden ärztlichen Praxis oder der behandelnden Einrichtung dafür eine Bestätigung geben und reichen Sie diese bei uns ein.

Hinweis: Mitarbeiter der KKH haben keinen Einblick in die Leistungsauskunft.

Gern beantworten wir Ihnen Ihre Fragen persönlich.

Bitte wenden Sie sich dafür an unsere Servicehotline unter 0800 554 864  0554 oder nutzen Sie einfach unser Online-Formular.

Nein. Die Akte bleibt erhalten. Zugangsschlüssel ist Ihre Krankenversicherungsnummer. Die neue eGK wird vom System automatisch erkannt und Sie können wie gewohnt auf Ihre Akte zugreifen.

Bitte prüfen Sie zunächst, ob Sie die NFC-Funktion in Ihrem Smartphone eingeschaltet haben. Ist dies der Fall, machen Sie einfach einen erneuten Versuch: Bewegen Sie die Karte langsam hinter Ihr Smartphone, bis es kurz vibriert. Lassen Sie die Karte in dieser Position und warten Sie ein paar Sekunden, bis der Vorgang abgeschlossen ist.

Eine kleine Bewegung der Karte reicht häufig aus, um die Verbindung zu stören, sodass der gesamte Prozess abgebrochen wird. Ihr Smartphone macht Sie durch einen Hinweis darauf aufmerksam. Bei iPhones ist dieser Hinweis nicht besonders auffällig gestaltet und daher leicht zu übersehen.

Unser Tipp: Legen Sie Ihre Gesundheitskarte einfach auf einen Tisch und das Smartphone direkt auf die Karte. Bewegen Sie dann das Smartphone, bis die Verbindung hergestellt wurde und lassen Sie es anschließend dort liegen, bis der Anmeldeprozess abgeschlossen wurde.

An welcher Stelle sich die NFC-Funktion bei den meisten Smartphones befindet, zeigen Ihnen unsere Videos:

  1. Samsung-Smartphones
  2. Huawei-Smartphones 
  3. Apple iPhones

Hinweis:
Bei manchen iPhone-Modellen müssen Sie Ihre Gesundheitskarte nicht wie im Film gezeigt hinten, sondern vorne an das iPhone halten. Probieren Sie es einfach aus, falls Sie Kontaktprobleme haben.

Haben Sie den App-Code dreimal falsch eingegeben und wissen ihn noch, dann kontaktieren Sie uns einfach unter 0800 554 864 0554 . Wir können die App-Sperre in der Regel aufheben.

Ist Ihnen Ihr App-Code nicht mehr bekannt, klicken Sie in diesem Fall auf „App-Code vergessen?“ in Ihrer App und setzen Sie Ihr Benutzerkonto zurück. Im Anschluss ist eine erneute Identifizierung notwendig.
Hinweis: Ihre Daten in der ePA bleiben erhalten.

Bitte sichern Sie dazu Ihren Zugang zur ePA-App, um Ihre ePA vor Fremdzugriffen zu schützen. Nähere Informationen dazu erhalten Sie hier oder wenden Sie sich an den ePA-Support.

Die Datenerhebung erfolgt anonym, daher müssen Sie den Kontakt selbst aufnehmen:

Bitte rufen Sie unsere Servicehotline unter 0800 554 864 0554 und geben Sie uns den Fehlercode telefonisch durch. Dieser wird Ihnen direkt in der App angezeigt.

Melden Sie sich komplett aus der App ab und starten Sie diese neu. Sollte das Problem weiter bestehen, wenden Sie sich bitte an unsere Servicehotline unter: 0800 554 864 0554.

Durch die Neuinstallation wurde die Gerätebindung zur ePA gelöscht. Sie müssen nun Ihr Benutzerkonto zurücksetzen. Anschließend können Sie das Benutzerkonto neu anlegen und sich erneut identifizieren.

Hinweis: Beim Zurücksetzen Ihres Benutzerkontos bleiben die Daten in Ihrer ePA enthalten.

Elektronische Patientenakte (ePA)

Elektronische Patientenakte (ePA)

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Registrierung für das Benutzerkonto (IAM)

Registrierung & Anlage des Benutzerkontos

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